Văn phòng ảo có thể là một dịch vụ lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ, khi những doanh nghiệp này không muốn đặt văn phòng tại nhà hoặc không có khả năng chi một khoản tiền lớn để thuê mặt bằng bất động sản thương mại  ở trung tâm thành phố. Đó là lý do các văn phòng chung giúp tiết kiệm chi phí hơn so với văn phòng tại nhà, mà vẫn có đầy đủ các tiện nghi của không gian làm việc truyền thống.

Các văn phòng ảo thường được trang bị tất cả các máy trạm (là máy tính chuyên dụng có hiệu năng cao, độ ổn định vượt xa máy desktop thông thường do được thiết kế dành để chạy các ứng dụng khoa học, kỹ thuật.) và thiết bị văn phòng cần thiết.

Bên cạnh đó, văn phòng ảo còn có các nhân viên lễ tân hoặc thư ký để hỗ trợ các hoạt động kinh doanh hằng ngày của doanh nghiệp bạn. Tất cả chi phí đó đều ít hơn đáng kể so với chi phí thuê một văn phòng thực. Như vậy, văn phòng ảo là một loại hình văn phòng đa năng và linh hoạt để đặt làm trụ sở cho những công ty có diện tích văn phòng hạn hẹp. Tuy nhiên, những loại văn phòng này lý tưởng nhất cho:

1. Các doanh nghiệp mới thành lập có nhu cầu thuê văn phòng.

2. Các công ty hoạt động chỉ với một vài nhân viên, tận dụng các lợi ích của dịch vụ thuê văn phòng.

3. Các doanh nghiệp cần văn phòng làm việc ngắn hạn hoặc tạm thời.

4. Các công ty chỉ có yêu cầu không gian làm việc khiêm tốn đang tìm kiếm văn phòng cho thuê.

Các bước thực hiện

Những gợi ý tốt nhất để giúp bạn tìm hiểu về văn phòng ảo

So sánh và đối chiếu giữa văn phòng ảo và văn phòng cho thuê truyền thống

Văn phòng ảo không phù hợp với tất cả mọi doanh nghiệp. Hãy xem chi phí và dịch vụ trước khi quyết định thuê.

Lời khuyên của tôi là: Hãy bắt đầu bằng việc tìm hiểu trang OfficeFinder, nơi cung cấp một công cụ tính so sánh chi phí giữa “văn phòng ảo với văn phòng thông thường” (“Executive Suite vs. Conventional Office”). Bạn cũng có thể tham khảo thông tin từ Hiệp hội bất động sản Việt Nam về các nguồn lựa chọn cũng như chức năng tìm kiếm văn phòng ảo.

Sử dụng công cụ tìm kiếm để tìm thuê các văn phòng chung gần với doanh nghiệp của bạn

Internet cung cấp các nguồn thông tin về bất động sản thương mại phong phú. Sử dụng Internet để thu hẹp việc tìm kiếm các văn phòng ảo ở địa phương, khu vực và toàn quốc.

Lời khuyên của tôi là: Các trang web phổ biến, nơi bạn có thể tìm kiếm văn phòng ảo bao gồm Nhadatvanphong, Soffice, và Officespace.

Lựa chọn văn phòng ảo có cơ sở vật chất, trang thiết bị tiện nghi và đội ngũ nhân viên mà bạn cần nhất

Hầu hết các phòng văn phòng ảo đều được trang bị bàn làm việc, tủ tài liệu, máy in và máy photocopy. Các tiện nghi khác có thể bao gồm là hòm thư và bưu phẩm, dịch vụ ăn uống, hộp thư thoại và máy fax.

Một số văn phòng còn cung cấp các khu tiện ích chung – chẳng hạn như nhà bếp, phòng hội nghị và trung tâm in ấn – và nhiều dịch vụ, trong số đó có cả dịch vụ thuê nhân viên. Các văn phòng dịch vụ này thường cung cấp dịch vụ thuê nhân viên lễ tân, trợ lý và thậm chí nhân viên hành chính và kế toán.

Lời khuyên của tôi là: Các nhà cung cấp văn phòng ảo hàng đầu trên toàn quốc bao gồm AFoffice, Regus, Soffice, i-office tất cả đều cung cấp cơ sở vật chất, dịch vụ và thiết bị cơ bản.

Đối với tiêu chí sử dụng không thường xuyên, hãy xem xét việc thuê văn phòng ảo

Loại văn phòng cho thuê tạm thời phổ biến hiện nay là không gian văn phòng ảo, cung cấp cho doanh nghiệp kinh doanh tại nhà một không gian vật lý khi họ cần và cung cấp địa điểm chuyên cho thuê tại các thành phố lớn.

Lời khuyên của tôi là: Để tìm kiếm không gian văn phòng ảo, hãy xem Sohovina, Regus.

Lời khuyên & phương thức thực hiện

Lời khuyên để thực hiện cách tốt nhất hướng dẫn này

• Hầu hết các văn phòng ảo đều có thể chứa từ 10 đến 15 người. Tuy nhiên, có những lựa chọn có sức chứa 50 người hay thậm chí chỉ cho một người.

• Các văn phòng chung có thể rẻ hơn 40% so với các văn phòng thông thường.

• Với các văn phòng ảo, bạn không chỉ tiết kiệm tiền thuê văn phòng, bạn cũng tiết kiệm chi phí về trang thiết bị và thuê nhân viên.

• Việc chia sẻ văn phòng ảo với các đối thủ cạnh tranh có thể không phải là khôn ngoan, mặc dù chia sẻ văn phòng với các đối tác, đối tác tiềm năng hoặc nhà cung cấp có thể có nhiều lợi ích.

• Hầu hết các văn phòng ảo đều có hợp đồng thuê sáu tháng hoặc một năm, nhưng các điều khoản khác thường có sẵn.

• Nhiều văn phòng dịch vụ cung cấp văn phòng cho thuê tạm thời theo ngày hoặc giờ cho các doanh nghiệp kinh doanh tại nhà và các doanh nghiệp lữ hành.

Biên tập