Mã vạch đã phát triển thành một công cụ hữu ích cho hàng triệu doanh nghiệp trong nhiều ngành kinh doanh. Công nghệ mã vạch nhanh hơn gấp 15 lần và chính xác hơn 10.000 lần so với nhập thông tin bằng tay trên bàn phím. Công nghệ này có thể được sử dụng cho mọi thứ được yêu cầu nhập dữ liệu: giao dịch tại điểm bán, theo dõi hàng tồn kho, báo cáo lao động và nhiều hơn thế.

Mã vạch là một loại mã Morse sử dụng các thanh và dấu cách để thể hiện dữ liệu quan trọng về sản phẩm hoặc tài liệu. Thật không may, không phải tất cả các mã vạch đều giống nhau và không có ứng dụng kinh doanh phổ quát. Trên thực tế, có hơn 100 “ký hiệu” hoặc loại mã vạch khác nhau – một số có chiều rộng khác nhau của các thanh màu đen, một số dài hơn hoặc cao hơn, một số khác được nén lại và ngắn.

Mặc dù ban đầu có vẻ khó hiểu, nhưng mã vạch cung cấp một cách tương đối đơn giản và rẻ tiền để mã hóa thông tin. Với các lợi ích sau đây, việc triển khai một hệ thống mã vạch trong doanh nghiệp của bạn có thể rất đáng để nỗ lực:

1. Tăng độ chính xác.

2. Tốc độ.

3. Tăng năng suất.

4. Phản hồi kịp thời.

5. Tăng khả năng giao hàng đúng hạn. 

Các bước thực hiện

Những gợi ý tốt nhất để giúp bạn hiểu được các lơi ích của mã vạch

Xác định ‘hệ thống ký hiệu’ nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn

Mã vạch phổ biến nhất là mã UPC, được sử dụng cho bán lẻ ở Mỹ và Canada. EAN được sử dụng để bán lẻ trên toàn cầu. Mã 39 được sử dụng rộng rãi trong sản xuất để theo dõi dữ liệu và kiểm soát hàng tồn kho. Mã ISBN và ISSN được sử dụng cho sách và tạp chí định kỳ.

Lời khuyên của tôi là: Xác định loại ký hiệu nào bạn cần sử dụng bằng cách tham khảo bảng ký hiệu tại BarcodeFAQ.com  

Đối với mã vạch UPC / EAN, hãy tham gia GS1 US

Để in mã vạch UPC / EAN, bạn cần trở thành thành viên của tổ chức tiêu chuẩn GS1 US. Chi phí thành viên được dựa trên doanh số hàng năm của bạn, số lượng sản phẩm được mã hóa và số lượng địa điểm được xác định. Là thành viên, bạn sẽ được mã vạch gồm tất cả 12 chữ số xác định kết hợp công ty / sản phẩm

Lời khuyên của tôi là: Để biết thông tin thành viên và đơn đăng ký trực tuyến, hãy truy cập vào Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam – GS1 Vietnam . 

Đăng ký ISBN hoặc ISSN

Nếu bạn muốn xuất bản sách hoặc tạp chí định kỳ, chẳng hạn như tạp chí, bạn sẽ cần đăng ký ISBN hoặc ISSN, yêu cầu phải trả phí. Sau đó, bạn có thể in ra ISBN hoặc ISSN của mình dưới dạng mã vạch.

Lời khuyên của tôi là: Đăng ký mã ISBN tại ISBN.org. Tìm mẫu đơn đăng ký ISSN tại Trung tâm ISSN của Mỹ. 

Chọn phần mềm thiết kế và ghi nhãn mã vạch

Phần mềm mã vạch chuyên dụng là cần thiết để thiết kế và in nhãn mã vạch. Phần mềm phông chữ để thiết kế mã vạch và phần mềm ghi nhãn để in nhãn mã vạch có thể được bán riêng hoặc kết hợp trong một giải pháp duy nhất tùy thuộc vào nhà cung cấp.

Lời khuyên của tôi là: Tìm phần mềm phông chữ mã vạch bạn cần bằng cách nhấp vào ký hiệu bạn đang sử dụng tại IDAutomation.com. Phần mềm được chứng nhận tiêu chuẩn có thể sản xuất chính xác mã vạch như Bartender hay TekLynx  

In mã vạch

Khi bạn có phần mềm mã vạch, bạn sẽ cần một máy in và ghi nhãn vật tư để in nhãn. Tùy thuộc vào khối lượng mã vạch bạn cần in, bạn có thể tự làm ở nhà bằng máy in laser hiện có hoặc máy in chuyên dụng, bạn cũng có thể in tại cửa hàng.

Lời khuyên của tôi là: Tìm hiểu máy in mã vạch tại Tân Phát. Hoặc gia công in ấn tại labelbarcode.com.vn, có thể với số lượng nhỏ và cung cấp nhãn mã vạch được in sẵn và tùy chỉnh với nhiều hình dạng, kích cỡ, màu sắc và ký hiệu. 

Quét mã vạch

Máy quét mã vạch đọc mã vạch và chuyển thông tin vào máy tính. Có hàng ngàn máy quét trên thị trường. Những thứ tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào những gì chúng sẽ được sử dụng cho việc giao dịch tại điểm bán, theo dõi hàng tồn kho hoặc sử dụng công nghiệp. Ngoài ra, hãy để ý đến ngân sách và môi trường làm việc của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang theo dõi hàng tồn kho trong kho, bạn có thể muốn một mô hình chắc chắn hoặc không dây để tránh làm hỏng dây.

Lời khuyên của tôi là: Tìm tất cả các loại máy quét dành cho các điểm bán hàng, hàng tồn kho và máy quét mã vạch công nghiệp, chẳng hạn như loại bút, cầm tay, rảnh tay và di động tại sieuthihaiminh.vn 

Sử dụng phần mềm cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu rất quan trọng đối với hệ thống mã vạch. Cho dù bạn muốn sử dụng hệ thống mã vạch để nhập nguyên liệu thô, theo dõi hàng tồn kho, theo dõi đơn hàng, duy trì thông tin nhà cung cấp và khách hàng, nhập và thay đổi giá sản phẩm, tạo đơn đặt hàng hoặc tạo báo cáo, bạn sẽ cần cơ sở dữ liệu

Lời khuyên của tôi là: Các doanh nghiệp bán lẻ nhỏ có thể có được một cơ sở dữ liệu tương đối rẻ tiền, chẳng hạn như Microsoft Access. Oracle, một phần mềm hàng đầu trong ngành cơ sở dữ liệu, cung cấp các giải pháp với giá cả phải chăng cho các doanh nghiệp nhỏ. Fishbowl là một giải pháp quản lý hàng tồn kho hoạt động với phần mềm kế toán QuickBooks. 

Lời khuyên & phương thức thực hiện 

Lời khuyên để thực hiện cách tốt nhất hướng dẫn này:

• Để sử dụng mã vạch nội bộ như theo dõi hàng tồn kho, bạn không cần phải tham gia một tổ chức hoặc trả bất kỳ khoản phí nào.

• Công nghệ RFID (Nhận dạng tần số vô tuyến) có thể thay thế công nghệ mã vạch, nhưng thực sự tốn kém cho doanh nghiệp nhỏ.

• Bạn có thể sử dụng (nhập) cơ sở dữ liệu mã vạch được các nhà cung cấp tạo.

• Các nhà sản xuất phần cứng và phần mềm máy tính lớn nhất (Dell, IBM, Hewlett-Packard và Microsoft) cung cấp các sản phẩm cho mã vạch, kiểm soát hàng tồn kho và các hệ thống điểm bán.

• Nếu bạn là doanh nghiệp bán lại các sản phẩm, có lẽ bạn sẽ không cần in mã vạch hoặc tham gia GS1 Vietnam.