Hàng tồn kho của bạn có thể khá lớn nếu bạn điều hành một doanh nghiệp bán lẻ hoặc tối thiểu bạn đang điều hành một văn phòng tư vấn. Tuy nhiên, bạn có rất nhiều hàng tồn kho và việc kiểm soát chi phí hợp lý là một phần quan trọng trong việc điều hành doanh nghiệp của bạn. Bạn cần biết khi nào nên đặt hàng, bạn có bao nhiêu hàng trong tay, bạn có bao nhiêu hàng ở thời điểm cụ thể nào và chi phí vận chuyển là bao nhiêu. Một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể:

1. Giảm chi phí vận chuyển.

2. Cải thiện quy trình đặt hàng.

3. Tối đa hóa lưu lượng đặt hàng.

4. Giảm chất thải.

5. Có hàng khi bạn cần.

6. Tăng sự hài lòng của khách hàng 

Các bước thực hiện

Những gợi ý tốt nhất để giúp bạn nắm được hệ thống hàng tồn kho

Tìm hiểu về cách quản lý hàng tồn kho vào và ra

Bạn sẽ cần biết cách thức và thời điểm đặt hàng, cách nhận hàng, cách theo dõi kho hàng và cả cách theo dõi doanh số lẫn lợi nhuận. Nói tóm lại, bạn cần có một hệ thống quản lý hàng tồn kho có thể cho bạn biết ở bất kỳ thời điểm nào bạn có hàng trong tay, cái gì đang đến và cái gì sắp ra.

Lời khuyên của tôi là: Để thảo luận kỹ về quy trình quản lý hàng tồn kho, hãy xem bài viết trên trang logistic – Vietnam.com về Quản lý hàng tồn kho. Tìm bảng chú giải thuật ngữ và liên kết ngành tại InventoryOps.com

Biết được nhu cầu quản lý hàng tồn kho của bạn

Một yếu tố thiết yếu của việc lập kế hoạch hàng tồn kho là biết được bạn cần bao nhiêu hàng tồn kho và khi nào bạn cần chúng. Nó liên quan đến việc dự báo doanh số trước khi chúng xảy ra, theo dõi các mặt hàng rời đi và biết mất bao lâu để nhập  mặt hàng mới.

Một hệ thống quản lý hàng tồn kho thành công sẽ có đủ từng mặt hàng để đáp ứng nhu cầu tại bất kỳ thời điểm nào, do đó giảm chi phí giữ hàng tồn kho hoặc gây ra sự chậm trễ khi hết hàng. Phương pháp sản xuất Just In Time chắt lọc ý tưởng này vào một hệ thống quản lý hàng tồn kho mà các ngành như bán lẻ, đã áp dụng rất thành công.

Lời khuyên của tôi là: Tìm hiểu để có một cái nhìn tổng quan nhanh về phương pháp Just In Time cũng như danh sách những nhà cung cấp các hệ thống và dịch vụ quản lý hàng tồn kho như vậy. Để được hỗ trợ về dự báo bán hàng, hãy tìm hiểu phần mềm ForecastPro.

Loại bỏ hàng tồn kho dư thừa

Giữ quá nhiều hàng tồn có thể là việc làm tiêu hao một lượng tiền lớn. Các mặt hàng nằm trong kho một thời gian dài tương ứng với tiền nhàn rỗi có thể được sử dụng hiệu quả hơn. Điều quan trọng là biết được số tiền tối thiểu mà doanh nghiệp của bạn cần giữ.

Lời khuyên của tôi là: Đọc bài viết này trên Allbusiness.com về việc loại bỏ hàng tồn kho dư thừa.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho

Hầu hết việc quản lý và kiểm soát hàng tồn kho sẽ được chạy qua hệ thống phần mềm quản lý kho. Hệ thống cần phải đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu cụ thể và đủ tinh vi để giúp bạn kiểm soát hàng tồn kho của mình. Nhưng nó cũng phải dễ sử dụng với người dùng để bản thân phần mềm quản lý hàng tồn kho không trở thành vật cản đối với việc kiểm soát hàng tồn kho thành công.

Lời khuyên của tôi là: Một số hệ thống phần mềm doanh nghiệp phổ biến có kèm cả phần mềm quản lý kho, bao gồm Sapo và QuickBooks. Các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể có phần mềm quản lý kho bằng cách sử dụng Microsoft Office, nơi cung cấp bản demo và bản mẫu để quản lý kho. Tìm thêm nhà cung cấp phần mềm quản lý hàng tồn kho tại Thương gia Việt.

Nhận trợ giúp với hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn

Quản lý hàng tồn kho hiện đại khá phức tạp nhưng lại không thể thiếu để đạt được thành công. Cả các nguyên tắc cơ bản và kỹ thuật mới nhất thường được cung cấp trong các hội thảo và khóa học thông qua các trường đào tạo hoặc các cơ quan. SBA của Mỹ và các chi nhánh của tổ chức này cũng có thể cung cấp các hướng dẫn, bạn có thể tham khảo

Lời khuyên của tôi là: Tìm hiểu các dịch vụ ở trường đào tạo tại địa phương của bạn. Đồng thời tham khảo sự hỗ trợ của các tổ chức liên kết với SBA Mỹ như Trung tâm phát triển doanh nghiệp nhỏ (SBDC) hoặc SCORE

Lời khuyên & phương thức thực hiện

Lời khuyên để thực hiện cách tốt nhất hướng dẫn này

• Tìm lỗi: Kiểm tra các mặt hàng mới để tìm lỗi hoặc hư hỏng trước khi đưa vào kho.

• Dọn sạch hàng tồn kho: Theo dõi thời gian tồn kho của một mặt hàng trong kho và bán hoặc thanh lý nó sau một thời gian.

• Kiểm tra tại chỗ: Bạn phải luôn có một hệ thống kiểm tra tại chỗ định kỳ để đảm bảo những gì trong kho trên thực tế trùng với sổ sách và ghi chép của bạn.