Hội nghị trực tuyến và phương tiện truyền thông xã hội khiến cho việc trao đổi danh thiếp kiểu cũ gặp khó khăn

Virus corona mới đang nâng cấp một trong những công ước kinh doanh cơ bản nhất của Nhật Bản, đó là, trao đổi danh thiếp.

Số lượng các cuộc họp kinh doanh giảm mạnh đồng nghĩa với việc có ít cơ hội trao đổi danh thiếp hơn và nhiều người Nhật Bản, đặc biệt là giới trẻ đang chuyển sang mạng xã hội để đáp ứng nhu cầu kết nối mạng chuyên nghiệp. Những xu hướng này đòi hỏi các công ty phục vụ cho thị trường danh thiếp ở Nhật Bản cạnh tranh để thích ứng.

Các doanh nhân này cũng đang cố gắng đối phó. Một phụ nữ ba mươi tuổi làm việc cho một cơ quan nhân sự ở Tokyo đã phải vật lộn với những thay đổi này khi cô bắt đầu làm việc từ xa vào tháng Tư, vì vậy cô không thể trao đổi danh thiếp với khách hàng tiềm năng trên các cuộc họp trực tuyến.

“Trong các cuộc họp trực tuyến, tôi có thể thấy tên của những người đang nói, nhưng tôi thường cảm thấy không thoải mái khi không biết danh hiệu của họ,” cô nói.

“Thật khó để hỏi danh hiệu của mọi người, vì vậy bạn không biết ai có quyền quyết định.” Chẳng hạn, khi không rõ ai là người phụ trách một dự án, cô không chắc chắn cần phải liên lạc với ai,” cô nói.

Năm 2018, 3 tỷ danh thiếp được trao tay ở Nhật Bản, theo ước tính của Sansan, nhà cung cấp phần mềm quản lý danh thiếp lớn nhất.

Trao đổi danh thiếp là một phong tục quan trọng, bởi vì nó giúp mọi người tìm ra vị trí của họ trong mối quan hệ với nhau và để biết vai trò của họ trong hệ thống phân cấp doanh nghiệp hoặc chính phủ.

Làm việc từ xa khiến cho việc trao đổi danh thiếp trở nên khó khăn hơn, và Sansan đang nghiên cứu một giải pháp thay thế kỹ thuật số cho việc trao đổi danh thiếp truyền thống.

Vào tháng 5, công ty đã thêm một tính năng mới vào “Eight”, phần mềm quản lý danh thiếp cá nhân, cho phép người tham gia hội nghị trực tuyến trên các nền tảng như Zoom để tạo mã QR dẫn đến thông tin danh thiếp. Những người tham gia khác có thể đọc mã bằng điện thoại thông minh để truy cập thông tin.

Công ty cũng sửa đổi dịch vụ cho các khách hàng doanh nghiệp, “Sansan”, được khoảng 6.000 công ty sử dụng. Bây giờ người dùng có thể truy cập thông tin danh thiếp thông qua các URL.

Sansan đã làm việc để số hóa thông tin trên danh thiếp, nhưng cách tiếp cận là nắm bắt thông tin đó từ thẻ vật lý bằng cách sử dụng các thiết bị như điện thoại thông minh hoặc máy quét và sau đó tải lên.

“Danh thiếp giấy đã là điểm khởi đầu cho các dịch vụ của chúng tôi”, Yusuke Otsu, giám đốc sản phẩm của công ty cho biết.

Số lượng danh thiếp được đọc qua các dịch vụ của công ty vào đầu tháng 5 đã giảm hơn 60% so với một năm trước đó.

Ngay cả sau đại dịch, làm việc từ xa vẫn có khả năng tiếp tục. 63% số người được hỏi trong một cuộc khảo sát vào giữa tháng 5 của Trung tâm Năng suất Nhật Bản, một nhóm chuyên gia tư duy, cho biết họ sẽ tiếp tục làm việc từ xa ngay cả sau khi dịch bệnh được kiểm soát.

Các công ty khác cũng đang chạy đua phát triển các dịch vụ mới để phù hợp với môi trường kinh doanh mới.

Trang web tìm kiếm việc làm Wantedly đã thêm các tính năng vào ứng dụng quản lý danh thiếp cho phép 4 triệu người dùng liệt kê thông tin về nghề nghiệp và kỹ năng. Số lượng danh thiếp được đọc bởi ứng dụng của công ty trong tháng 4 đã giảm 30% so với tháng một.

Giám đốc điều hành Akiko Naka cho biết, công ty sẽ tập trung vào việc tăng cường khả năng quản lý mạng lưới kinh doanh của người dùng trực tuyến mà không cần trao đổi danh thiếp.

Không rõ khi nào việc trao đổi danh thiếp đến Nhật Bản, nhưng tầm quan trọng của nó được công nhận rộng rãi vào thời điểm này. Nhiều công ty Nhật Bản cung cấp các bài giảng đặc biệt về cách trao đổi danh thiếp đúng cách như là một phần của chương trình đào tạo cho nhân viên mới.

Danh thiếp ở Hoa Kỳ và Châu Âu có tầm quan trọng ít hơn và chúng thường được trao đổi vào cuối cuộc họp, thay vì bắt đầu. Các mạng xã hội cũng đang trở thành một phương tiện giới thiệu phổ biến hơn. LinkedIn, một nền tảng mạng chuyên nghiệp, tự hào có hơn 690 triệu người dùng đã đăng ký trên toàn thế giới.

Hơn 169 triệu người ở Hoa Kỳ sử dụng dịch vụ này, được Microsoft mua lại với giá 26,2 tỷ đô la vào năm 2016.

Người dùng LinkedIn có thể chia sẻ thông tin chi tiết về hồ sơ học tập, nghiệp vụ và bộ kỹ năng, cùng với chủ lao động và chức danh của họ. Nhiều người tìm được việc thông qua trang web, với một lần thuê xảy ra trên toàn thế giới cứ sau bảy giây.

Đại dịch virus corona đã nhấn mạnh sức mạnh của mạng xã hội. Khi Uber Technologies công bố kế hoạch cắt giảm hàng ngàn việc làm trên toàn thế giới, họ đã công bố hồ sơ LinkedIn cá nhân của nhân viên trên trang web của mình.

Shin Murakami, người đứng đầu LinkedIn Nhật Bản cho biết, danh thiếp cho thấy sự liên kết với các công ty và tổ chức cụ thể là một công cụ kết nối thuận tiện ở Nhật Bản, nơi việc làm trọn đời từ lâu đã trở thành tiêu chuẩn.

Nhưng sự lan rộng của làm việc từ xa đang thúc đẩy nhiều công ty thuê người có các kỹ năng và chuyên môn cụ thể, một xu hướng chắc chắn sẽ thúc đẩy số lượng các dịch vụ trực tuyến theo định hướng kinh doanh và việc làm như LinkedIn.

LinkedIn vẫn chưa nhân đôi thành công ở phương Tây tại Nhật Bản, nơi chỉ có 2 triệu người dùng đăng ký. Đối thủ chính của công ty tại Nhật Bản – ngoài danh thiếp truyền thống – là Facebook Messenger.

Nhiều người, đặc biệt là những người làm việc cho các công ty dịch vụ internet và khởi nghiệp, sử dụng Messenger làm công cụ liên lạc thường xuyên hơn email.

Khái niệm “danh thiếp của bạn là khuôn mặt bạn” phản ánh cách các doanh nhân Nhật Bản tiếp cận với khách hàng tiềm năng và xây dựng mạng lưới kinh doanh của họ. Nhưng cách mọi người làm việc đang thay đổi nhanh chóng và danh thiếp truyền thống của Nhật Bản sẽ phải thay đổi theo.