Đối với một quốc gia tự hào về đổi mới công nghệ, các công ty Nhật Bản đã dựa vào công nghệ lỗi thời như máy fax quá lâu. Nhưng điều đó cuối cùng đã thay đổi.

Đại dịch virus corona đang thay đổi nhiều khía cạnh trong cách thức hoạt động của Nhật Bản. Các nhà phân tích cho rằng cuộc khủng hoảng mang đến cơ hội cho các công ty vẫn giữ quan điểm truyền thống về công việc phải từ bỏ những cách thức cũ và nhanh nhẹn hơn đối thủ ở nước ngoài.

Có thể nói có hai biểu tượng rõ ràng nhất về cách mà các công ty của Nhật Bản cổ điển và bảo thủ: máy fax và “hanko” hay còn được biết đến là con dấu chính thức được chạm khắc.

Năm ngoái, một nghiên cứu của chính phủ đã xác định rằng hầu như mọi công ty Nhật Bản và một phần ba số hộ gia đình vẫn sử dụng máy fax, công nghệ có từ những năm 1980.

Một cách công bằng, hanko là một yêu cầu không thể thay đổi đối với mọi giấy tờ chính thức và con dấu phải được đóng theo cách vật lý song song với hoặc thay cho chữ ký cá nhân.

Công nghệ tiên tiến

Trong khi những hạn chế của fax và hanko trong thời đại giao tiếp tức thời đã quá rõ ràng nhưng chúng vẫn tồn tại ở Nhật Bản, thật trớ trêu với một quốc gia tự hào về năng lực công nghệ của mình.

“Chúng tôi đang chứng kiến virus corona mở ra một cách làm việc mới ở Nhật Bản và tôi nghĩ rằng đã đến lúc rồi”, Ivan Tselichtchev, giáo sư tại Đại học Quản lý Niigata, cho biết việc gắn bó với máy fax của quốc gia này thật khó hiểu, nhưng có lẽ bắt nguồn từ sự miễn cưỡng tin tưởng vào công nghệ hiện đại của những nhân viên lớn tuổi

Sự chỉ trích về sự phụ thuộc vào fax đã tăng lên sau khi một bác sĩ lên Twitter để chỉ trích yêu cầu các bệnh viện và phòng khám hoàn thành các trang giấy tờ về các trường hợp nhiễm virus corona mới bằng tay và sau đó gửi tất cả đến các trung tâm y tế công cộng, nơi dữ liệu được nhập bằng tay vào một máy tính để các nhà chức trách có thể theo dõi sự lây lan của căn bệnh này.

“Thôi nào, chúng ta hãy dừng việc này lại,” một bác sỹ, chuyên gia về thuốc hô hấp tại bệnh viện đăng dòng tweet. “Báo cáo các trường hợp bằng chữ viết tay? Ngay cả với virus corona, chúng tôi đang phải viết bằng tay và fax.”

Ông nói thêm rằng hệ thống này là một sự trở lại thời kỳ Showa, thời đại trùng với triều đại của Hoàng đế Hirohito, từ năm 1926 đến năm 1989. Dòng tweet của bác sĩ này đã được nhiều người ủng hộ, với một thông điệp: “Đây là năm 2020. Xin hãy dừng lại việc vô nghĩa này, Nhật Bản. “

Những thay đổi sắp tới

Giáo sư Tselichtchev đồng ý rằng đã đến lúc máy fax bị vứt bỏ, và ông tự tin rằng điều đó sẽ xảy ra.

“Tôi nghĩ rằng các công ty đã bị trói buộc với chiếc máy fax vì nghĩ rằng chúng an toàn. Một số người, đặc biệt là những người ở độ tuổi 50 và 60, hiểu rất sâu về hack máy tính, rò rỉ dữ liệu và web nói chung, vì vậy họ thấy máy fax an toàn.” ông nói với DW

“Nhưng tôi thấy một sự thay đổi đã xảy ra. Các công nhân lớn tuổi đang bắt đầu nghỉ hưu và thế hệ mới thoải mái hơn với các công nghệ hiện đại. Nỗi sợ không có tài liệu giấy để lưu giữ đang mờ dần.” ông nói thêm

Chính phủ dường như đang chú ý kêu gọi hiện đại hóa, ông Masaaki Taira, bộ trưởng giám sát chính sách công nghệ thông tin của Nhật Bản, thông báo từ ngày 10/5, các bác sĩ sẽ có thể gửi dữ liệu về các trường hợp nhiễm virus corona đến các trung tâm y tế công cộng bằng thư điện tử.

Linh hoạt và kiên cường hơn

Một thay đổi khác trong môi trường làm việc là làm việc tại nhà, một sự đổi mới không thể tránh khỏi khi chính phủ kêu gọi các công ty giảm 80% số người làm việc trong văn phòng.

Làm được điều đó đồng nghĩa với việc sẽ giúp cắt giảm đáng kể số người bị nhồi nhét trên tàu điện ngầm, xe buýt, những nơi có khả năng lây nhiễm virus.

Makoto Hosomura làm việc trong một doanh nghiệp có truyền thống đòi hỏi nhiều thời gian gặp mặt với khách hàng, nhưng anh nói rằng anh đang thích nghi với cách làm việc mới.

“Tôi là một nhà nhập khẩu rượu vang, thường dành nhiều thời gian để đi đến các nhà hàng và cửa hàng khác nhau trong và xung quanh Tokyo để gặp gỡ khách hàng và nói với họ về những loại rượu mới nhập hoặc sắp nhập”, ông nói.

Chúng tôi không thể làm điều đó nữa, vì vậy tôi đang làm việc ở nhà và dành phần lớn thời gian trong ngày cho máy tính hoặc nói chuyện với khách hàng qua điện thoại”, Hosomura nói.

“Lúc đầu thật khó khăn. Tôi đã làm công việc này gần 40 năm và bạn đã quen với một cách làm việc nhất định, các khách hàng cũng vậy. Nhưng giờ đã khác.”

“Tôi mong muốn có thể gặp lại khách hàng khi chính phủ nới lỏng các hạn chế, nhưng tôi cũng đã quen với việc làm ở nhà và có lẽ còn hiệu quả hơn trước đây”, anh thừa nhận. “Tôi không nghĩ rằng tôi sẽ hoàn toàn quay trở lại cách chúng tôi từng làm việc.”

Jeff Kingston, giám đốc nghiên cứu châu Á tại cơ sở Tokyo của Đại học Temple, cho biết ông tin rằng nhiều người lao động Nhật Bản việc đi lại bị tắc nghẽn, làm việc nhiều giờ trong văn phòng và sự thiếu hiệu quả của các tổ chức. Họ sẽ muốn tiếp tục con đường mới khi các biện pháp giãn cách xã hội được nới lỏng.

“Tôi cảm thấy rằng đại dịch sẽ khiến tất cả những tranh luận được đưa ra trong quá khứ vì không thay đổi thói quen làm việc chỉ đơn giản sẽ mờ dần “, ông nói.

“Đại dịch đã chứng minh rằng các hệ thống cổ xưa có thể gây tổn hại cho sức khỏe cộng đồng và lợi ích quốc gia, trong khi thế hệ gắn bó với máy fax cứ thế cũng dần biến mất”, ông nói thêm. “Tôi thấy văn hóa làm việc của Nhật Bản chậm nhưng chắc chắn sẽ trở nên linh hoạt và kiên cường hơn.”