Sự phổ biến của thương mại điện tử B2B đang gia tăng .

Frost & Sullivan dự đoán rằng thương mại điện tử B2B sẽ đạt mức 6,6 nghìn tỷ đô la vào năm 2020.

Nhưng, kỳ vọng của khách hàng với cơ hội thị trường này cũng đang tăng lên.

Hiện nay, bạn có khả năng hỗ trợ người mua B2B trên Internet hơn bao giờ hết, khi thời đại kỹ thuật số trong tầm tay. Trên thực tế, Lead Forensics cho biết, hơn 73% giao dịch bán hàng B2B hiện có sự tham gia của các nhà ra quyết định thuộc thế hệ Millennials (những người sinh ra từ những năm 1980).

Để đáp ứng nhóm người mua mới này, quy trình quản lý đơn hàng B2B được sắp xếp hợp lý là rất quan trọng.

Xử lý sự phức tạp

Đơn đặt hàng trực tuyến B2B có xu hướng phức tạp hơn so với bán trực tuyến B2C thông thường.

Họ thường có chi phí mua hàng cao hơn, trong khi chu kỳ mua trung bình thường dài hơn nhiều và đòi hỏi các công nghệ tiên tiến, đột phá hơn như RFP và EDI.

Nhưng bằng cách sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng trực tuyến kết hợp với quy trình thực hiện tốt nhất và chiến lược vững chắc, doanh nghiệp của bạn có thể cải thiện hiệu quả hoạt động và vượt qua các thách thức thường gặp liên quan đến quản lý đơn hàng B2B.

Quản lý đơn hàng B2B

Quản lý đơn hàng B2B là quá trình theo dõi các đơn đặt hàng được đặt bởi khách hàng doanh nghiệp và quản lý các quy trình thực hiện cần thiết cho họ.

Một quy trình quản lý đơn hàng B2B điển hình trông như thế này:

1. Đại diện bán hàng của bạn nhập đơn đặt hàng từ khách hàng vào hệ thống theo dõi đơn hàng – có thể là phần mềm quản lý đơn hàng, ERP hoặc bảng tính thủ công.

• Nếu bạn có một doanh nghiệp thương mại điện tử B2B, thì bước đầu tiên này có thể được khách hàng của bạn đặt hàng trên trực tuyến ghi đè – thông qua một nền tảng thương mại điện tử B2B chuyên dụng như BigCommerce hoặc thông qua một cổng thông tin trực tuyến tùy chỉnh.

2. Một xác nhận đơn hàng được gửi đến khách hàng.

3. Các sản phẩm được bảo lưu và phân bổ cho các đơn đặt hàng – bằng tay hoặc tự động.

4. Đơn hàng được gửi đến kho để được chọn, đóng gói và vận chuyển, trong khi một đơn đặt hàng trở lại được tạo ra cho bất kỳ mặt hàng nào trong kho.

5. Một xác nhận công văn được gửi đến khách hàng.

6. Đơn đặt hàng được giao và nhận bởi khách hàng.

Đôi khi, bạn cũng có thể cần theo dõi và quản lý hàng trả lại, trao đổi và hoàn lại tiền, tất cả được coi là một phần của quy trình quản lý đơn hàng.

Một hệ thống quản lý đơn hàng là gì?

Một hệ thống quản lý đơn hàng là bất kỳ nền tảng, công cụ hoặc công nghệ nào được sử dụng để tập trung và theo dõi các đơn đặt hàng, cũng như mức tồn kho và lô hàng.

Mặc dù chúng tôi sẽ thảo luận chi tiết hơn về các lựa chọn của bạn, nhưng có thể nhận ra rằng có năm loại hệ thống quản lý đơn hàng phổ biến:

1. Back-end thương mại điện tử của bạn.

2. Bảng tính.

3. Phần mềm quản lý đơn hàng độc lập.

4. Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP).

5. Nền tảng hoạt động bán lẻ và B2B.

Những thách thức của quản lý đơn hàng B2B trực tuyến

Như đã đề cập, sự gia tăng phổ biến đối với thương mại điện tử B2B đã làm tăng sự kỳ vọng, trong khi các phương thức mua và bán khác nhau đã tạo ra sự phức tạp.

Dưới đây là những thách thức phổ biến nhất mà các doanh nghiệp B2B phải đối mặt ngày nay.

1. Chuỗi cung ứng toàn cầu rất phức tạp và đang phát triển.

Từ các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần (3PL) của bên thứ ba đến các công ty dropshipping (bán hàng bỏ qua khâu vận tải), bên cạnh các phương thức chuỗi cung ứng nội bộ truyền thống, giờ đây có vô số cách để thực hiện đơn hàng và hoàn thành các lô hàng trên toàn cầu.

Khi làm việc với 3PL, bạn sẽ gửi các lô hàng tồn kho thường xuyên cho nhà cung cấp dịch vụ hậu cần của mình , trong khi họ xử lý tất cả các đơn đặt hàng vận chuyển, trả lại, giao nhận hàng hóa và thậm chí xử lý đơn hàng, tùy thuộc vào gói dịch vụ mà bạn đồng ý với họ.

Thực hiện Dropshipping liên quan đến việc chuyển tiếp đơn đặt hàng và giao hàng theo yêu cầu cho nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất. Sau đó, họ sẽ chịu trách nhiệm gửi các mặt hàng cho khách hàng của bạn, thường là với thương hiệu của bạn, vì vậy khách hàng không biết bạn thậm chí đã sử dụng một công ty dropshipping.

Nhưng một phương pháp chuỗi cung ứng nổi bật đặc biệt mang đến cho các doanh nghiệp B2B một loạt thách thức và phức tạp hoàn toàn mới là Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) .

EDI cung cấp cho các doanh nghiệp khả năng trao đổi tài liệu và giao dịch giữa các đối tác thương mại theo định dạng điện tử tiêu chuẩn.

Ví dụ: khách hàng của bạn có thể gửi đơn đặt hàng cho bạn bằng kỹ thuật số thông qua EDI, thay vì gửi tài liệu giấy hoặc fax.

Người mua trong các công ty lớn chọn hợp tác kinh doanh với bạn – chẳng hạn như Target, Walmart và Tesco – hy vọng hệ thống của bạn có thể nói chuyện với họ, vì điều này giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tài nguyên quý giá khi đặt và hoàn thành đơn hàng.

Rất may, có rất nhiều công ty chuyên về tích hợp EDI cho cả hệ thống quản lý đơn hàng và cửa hàng thương mại điện tử giúp làm cho quá trình này bớt phức tạp hơn.

Các nhà cung cấp hàng đầu bao gồm SPS Commerce , B2B Gateway và Arizon Digital Solutions .

2. Bán hàng đa kênh cùng với nhu cầu mua sắm trực tuyến ngày càng tăng.

Nhiều đơn hàng trực tuyến hơn có nghĩa là nhiều đơn hàng phải thực hiện, điều này có thể gây căng thẳng cho các quy trình nếu doanh nghiệp của bạn thiếu tốc độ và hiệu quả.

Đây là nơi không chính xác về hàng tồn kho cũng có thể thường xuyên xuất hiện, đặc biệt là nếu hệ thống và quy trình của bạn không cho phép cập nhật hàng tồn kho trên tất cả các kênh trong thời gian thực, bất kể bạn mua và bán bao nhiêu.

Ngoài ra, nếu bạn đang hoạt động như một doanh nghiệp bán lẻ và B2B, thì bạn cũng sẽ yêu cầu thực hiện đơn hàng hai tốc độ.

Bạn sẽ xử lý các đơn hàng ít hơn (nhưng lớn hơn) cùng lúc với các đơn hàng nhỏ hơn nhưng thường xuyên hơn, đồng thời phải cân bằng thời gian giao hàng dài hơn cho khách hàng B2B với thời gian giao hàng ngắn hơn cho khách hàng B2C.

3. Người mua có tiêu chuẩn cao.

Vì khách hàng B2B có thể đặt các đơn đặt hàng lớn hơn và có giá trị hơn với bạn, cũng như thường tìm kiếm nhà cung cấp dài hạn để kinh doanh lặp lại, họ thường sẽ có tiêu chuẩn cao hơn nhiều so với khách hàng B2C.

Nhóm người mua B2B hàng năm đang tìm kiếm một trải nghiệm phản ánh B2C, như điều hướng dễ dàng, thanh toán nhanh, vận chuyển nhanh chóng và dịch vụ khách hàng xuất sắc .

Trong khi các cuộc gọi bán hàng một-một, giảm giá hấp dẫn, dịch vụ được cá nhân hóa và quy trình đặt hàng hiệu quả cũng là chìa khóa cho hầu hết người mua.

Doanh nghiệp của bạn phải có khả năng cạnh tranh với những nhu cầu cao này. Không làm như vậy thì bạn sẽ gặp rủi ro về các khoản bồi hoàn và hủy hợp đồng từ các khách hàng B2B có giá trị cao của mình.

Đây là nơi các hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả và nền tảng thương mại điện tử với sự hỗ trợ vốn có cho loại hình kinh doanh độc đáo là chìa khóa.

4. Nhu cầu kinh doanh khác với nhu cầu của người tiêu dùng.

Giống như khách hàng B2B có những kỳ vọng khác nhau khi nói đến doanh nghiệp của bạn và quy trình của họ, họ cũng có những nhu cầu khác nhau.

Bạn phải có khả năng hỗ trợ mọi kết hợp của các yêu cầu sau:

• Gặp mặt trực tiếp và đặt hàng trên đường.

• Giảm giá số lượng lớn.

• Giá cả phù hợp.

• Đặt hàng lại và đặt hàng trước.

• Có các lựa chọn thanh toán đa dạng và các điều khoản tín dụng như hóa đơn chiếu lệ, tiền gửi, thanh toán tách và thanh toán trên tài khoản.

• Các tùy chọn giao hàng đa dạng như thực hiện một phần, dropshipping và đặt hàng qua lại.

• Đặt hàng trực tuyến và quản lý đơn hàng tự phục vụ.

• Giao tiếp thường xuyên và cập nhật cá nhân.